Управление рабочим временем или 5 минут в Вашу пользу

Вы умеете управлять своим рабочим и свободным временем?

Управление рабочим временем очень важно в наше время.

Никогда не пытались ночью доделать годовой отчет для шефа? А было такое, что не зная принципов управления рабочим временем, Вы не нашли времени, чтобы встретиться со своей лучшей подругой, которая только недавно родила ребенка? Не пропускали ли вы приятные свидания или встречи с друзьями? Не забыли ли Вы маршрут до дома родителей? Не стало ли единственным Вашим маршрутом путешествие от работы до дома? И очень не хватает часов в сутках, чтобы все успеть и никого не обидеть? Тогда надо что-то менять!

Тайм-менеджмент

Искусcтво управления рабочим временем (и временем, вообще) называется тайм-менеджментом. Такое понятие пришло к нам с Запада. Вот где проблем со спешкой не бывает. Люди там не взваливают на себя непосильную ношу, а радуются тому что есть.

Но мы, к сожалению, вынуждены все делать быстро и изыскивать свободное время для самих себя и семьи. Давайте же воспользуемся принципами, которые предлагает нам современное искусство управления рабочим временем.

Цель

Итак, прежде всего нужно поставить себе цель и понять для чего нам нужно наше свободное время? Нет смысла в том, чтобы планировать и расписывать каждую минуту рабочего времени ради того, чтобы прийти домой и улечься перед телевизором, переключая каналы. Если мы собрались экономить время, то делать это нужно ради чего-то. А вот ради чего — решать Вам.

Возможно, вы поставите перед собой глобальную цель, например, заработать, миллион, а может это будет вполне обыденное дело – убрать квартиру. В любом случае, тогда управление рабочим временем вполне обоснованно. Только необходимо определить конечные сроки, когда Вы этот миллион заработаете или закончите уборку квартиры не менее важно, чем начало самого дела.

План

Когда с целью понятно, нужно составить план действий на каждый день. Составление плана на день (не важно, когда Вы его составляете — утром или вечером) должно войти в ежедневную привычку, как зубы почистить. Когда Вы проводите несколько минут наедине со своим ежедневником, Вы экономите свое время.

При освоении искусства управления рабочим временем важно делать четкие записи. Можно разделить страницу на три части. Одна колонка – это самые важные дела, которые нужно сделать срочно, вторая – те дела, которые могут подождать до завтра, а третья – самые отдаленные дела, но те, о которых стоит помнить всегда. Есть другой способ заполнения ежедневника – скользящий, когда просто вписываются на страницу все дела и по мере их воплощения, вычеркиваются. Но самые важные дела все же нужно отмечать отдельно.

Расписав план дел по часам, нужно четко его придерживаться. Даже если Вы не успеваете что-то сделать по времени, отложите дело до завтра и приступайте к следующему делу, иначе все ваше планирование не будет иметь никакого смысла. Есть, конечно, дела, у которых невозможно определить момент завершения, например, посещение доктора или поездка к маме. На такие дела необходимо отвести больше времени, дополнительно продумать, чем Вы займетесь, если закончите раньше.

В искусстве планирования рабочего времени нет такого понятия, как затягивание и откладывание выполнение дел. Еще ни одно дело не становилось более привлекательным, если оно откладывалось на последний момент. Поэтому делать нужно все сегодня. Прямо сейчас.

Тактика швейцарского сыра

Некоторые дела кажутся на первый взгляд совершенно невыполнимыми, уж столько много нужно сделать. Специально для таких случаев в психологии есть метод, который называется «тактика щвейцарского сыра». Вместо того, чтобы сразу выполнить весь огромный объем работы, нужно разбить эту работу на несколько частей, записать каждую часть в ежедневник и делать в удобное время, только результаты записывать или складывать в одну и ту же папочку, чтобы ничего не пропало.

Секреты управления рабочим временем

В искусстве управления рабочим временем есть такое понятие, как перфекционизм. Это когда кто-то пытается что-то сделать очень тщательно и дотошно. Не нужно заниматься формой, содержание куда важнее. Хотя порой – это просто оборотная сторона того, что не хочется переходить к следующему делу.

По статистике, у людей, которые любят творческий беспорядок, где-то около часа времени уходит на то, чтобы найти нужные документы. По той же статистике 85% документов уже не нужны и должны быть в корзине или архиве. Поэтому, расчистите свой рабочий стол от ненужных вещей и работайте эффективно.

Академик Павлов утверждал то, что лучший отдых – это смена деятельности. Поэтому стоит чередовать умственную и физическую активность. Кстати, это позволяет оставаться в тонусе на несколько часов дольше, чем обычно. Не нужно об этом забывать, засиживаясь за компьютером, нужно прерываться и гулять по коридору, делая при этом гимнастику.

Самое трудное правило в искусстве управления рабочим временем, говорить одно очень короткое слово другому человеку. Это слово «нет». Но мы окружены людьми, которые просто варварски крадут наше время. Не стоит грубить и портить отношения, но вежливо отказать ил перенаправить к кому-то тоже компетентному в этом вопросе вполне можно. А можно согласиться, но сделать это через пару дней. Часто к тому моменту проблема уже решена.

Наши биоритмы — очень существенная вещь и у каждого они свои. Не зря древние высчитывали влияние луны и других космических процессов на поведение человека. Наши биоритмы определяют, когда работать с документами, а когда с людьми, когда спать, а когда бодрствовать. Наша несложная задача — просто понаблюдать за собой, прислушаться к себе и составить собственный график активности. Когда вы будете знать в какое время вы работаете наиболее эффективно и плодотворно, тогда будет легче и проще управлять своим рабочим временем и распределять дела.

Музыка — влияет на темп нашей деятельности, об этом известно всем. Невозможно мыть пол под медленную музыку и, наоборот, вести медленную беседу под румбу. А между тем, грамотное использование музыки повышает работоспособность человека. Только не стоит сидеть у радио и слушать все подряд. Вряд ли ди-джеи знают, какая музыка нужна Вам в данный момент. Постарайтесь подойти к этому делу творчески, опять же понаблюдайте за собой и составьте свои сборники «настроения? которые будут помогать вам в тот или иной момент жизни и помогать вам эффективно работать.

Качественное управление рабочим временем зависит от того, насколько Вы умеете делегировать свои полномочия. Если Вы хронически что-то не успеваете, подумайте, может, что-то из этих дел может носить характер «коллективной ответственности». Назначьте главного, срок исполнения и просто периодически контролируйте исполнение данного задания. Другую, не очень важную, рутинную работу, но отнимающую много времени и терпения, можно поручить секретарю (если такой имеется в штате) или другому уполномоченному Вами человеку.

Иногда бывает так, что вы уже час сидите над каким-то важным заданием, а эффективность ноль. Стопор. Отложите его ненадолго, займитесь другим менее важным делом, пусть ваше сознание немного отдохнет от этой темы, поверьте немного позже вы с легкостью выполните то, над чем бились столь долгое время.

В заключение

В искусстве управления рабочим временем важно все, даже секунды. Помните, как пел И. Кобзон: «Не думай о секундах с высока»? Они берегут наши минуты, часы и т.д. Стоит использовать каждую свободную минуту для решения насущных проблем. Читай в транспорте, учите иностранный язык в пробке, делайте статистическую гимнастику или гимнастику для глаз. Главное — действовать, а результаты не заставят себя ждать. Но и место для приятных неожиданностей в вашем ежедневнике тоже должно быть.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *